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鹤壁市档案局关于做好推进数字档案室建设和“双载体”归档工作的通知

发布时间: 2016-08-24 22:32:12

鹤档201618

 

 

鹤壁市档案局关于

做好推进数字档案室建设和“双载体”

归档工作的通知

 

市直各单位:

为认真贯彻落实市委办公室、市政府办公室《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(鹤办201537)精神,大力推进数字档案室建设,加快纸质档案和电子档案“双载体”归档进程,现将有关要求通知如下:

一、积极推进数字档案室建设

数字档案室是信息时代各级各类档案室运用现代信息技术、网络技术对数字档案信息进行采集加工、存储管理、利用服务的一种新形态、新方式,通过系统、平台等形式,实现对数字档案信息的收、存、管、用等各项功能。“按照市两办《实施意见》存量数字化、增量电子化的要求,从2015开始,市直机关档案室全部实现纸质档案和电子档案‘双载体’同时归档,同时要逐年开展传统载体档案数字化,到2020年馆(室)藏档案全部实现数字化”2016年市档案局将在条件较为成熟的单位开展数字档案室建设试点工作,明年将在市直单位全面铺开数字档案室建设。市直各单位要以国家出台的有关电子文件归档和电子档案管理的规范要求为指导,积极开展数字档案室建设,并按照数字档案室标准,将数字档案室建设纳入本单位办公自动化系统,配备必需的软硬件,开展电子文件归档、纸质档案数字化扫描转换工作,逐步实现向市档案馆同步移交纸质和电子档案。

二、认真做好文件材料“双载体”归档工作

(一)“双载体”归档范围。市直各单位要按照《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《归档文件整理规则》及有关行业档案业务规范,做好文件材料纸质档案归档工作,在完成纸质文件材料归档的同时,积极推进数字档案室建设,按时完成电子文件材料的归档,实现“双载体”归档。与纸质档案相对应的应归档的电子文件材料,要按照《归档文件整理规则》、《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》的规定,大力实施电子文件全程一体化管理,各类协同办公室系统和业务系统中所产生的电子文件列入归档范围,电子档案与纸质档案要做到一一对应,并对电子档案的数量及内容做好一一核对和登记,确保其真实性、完整性和有效性。以逻辑归档或物理归档等方式,向本单位档案室移交并按规范存放,在依法向档案馆移交档案时,要实现实体档案和电子档案“双套制”移交。

 () 建立“双载体”归档制度。市直各单位要按照国家出台的有关电子文件归档和电子档案管理规范,建立完善电子文件归档、移交和长久保存制度,制定电子档案接收管理办法。要将电子文件归档工作纳入政务服务网建设内容,建立馆室衔接的电子文件归档、移交与接收系统平台,全面开展电子文件的移交接收进馆工作。已运行办公自动化的单位,要OA统中增设电子文件归档、管理以及电子档案移交功能;未实行办公自动化的单位,应要把电子文件归档、管理以及电子档案移交纳入整体方案,一并实施。

(三)双载体”归档时间。市直各单位要于每年6月底之前完成上年度文件材料的归档工作,同时向市档案局报送本单位及所属单位的纸质版《年度归档文件目录》、电子版《年度归档文件目录》及《归档电子文件登记表》。

三、工作要求

(一)加强领导重视,健全档案信息化管理制度。市直各单位要按照市委办公室、市政府办公室《实施意见》要求,高度重视“双载体”同时归档工作和数字档案室建设,将档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责,建立本单位档案信息化管理制度。

(二)加大资金投入力度,推进数字档案室建设。市直各单位要认真落实鹤办201537号文件精神,“要把数字档案室建设列入信息化建设整体规划和本部门本单位工作目标,加大档案信息化工作投资力度,确保资金落实到位”。对于珍贵档案、民生档案等利用率高和30年可以开放的档案应当优先数字化。因地制宜,选择数字化加工模式,有条件的可自行加工转换,可以在确保信息安全的情况下,采取社会化服务外包方式。

(三)落实安全管理责任,确保档案信息安全。市直各单位要加强“双载体”归档和档案数字化过程中的安全管理,尤其是外包加工过程中的安全监管,要认真落实安全管理责任,采取监控、网络屏蔽等技术与管理措施,确保数字化过程中的档案实体与信息安全。要处理好档案信息开放、网络化利用服务与保密的关系,严格按照开放制度和保密审查规定的要求,严格执行审批程序,确保档案信息安全。

(四)定期进行监督检查,促进档案工作顺利进行。市直各单位档案部门和档案工作人员要依法认真履行档案工作职责,确保本单位“双载体”归档工作和建设数字档案室顺利开展。对各单位完成“双载体”归档和数字档案室建设情况,市档案局将采取定期督查的方式进行抽查,并予以通报。

四、归档材料和时间安排

请市直各单位将本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、2015年度归档文件目录》、《归档电子文件登记表》于20168月底上报市档案局,同时报电子版至市档案局业务指导科邮箱:hbsdaj2015@sina.com,联系电话:0392-3328513

 

           

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                             2016419